BI-стратегия компании: что она дает и как ее создать

BI — это не только отчетность

Любая современная компания сталкивается с задачами подготовки отчетности, и чем сложнее структура ее деятельности, — тем больше ресурсов уходит на сбор и систематизацию информации, проверку данных и исправление ошибок, а также на ее визуализацию. И именно подготовка отчетности обычно оказывается первой предпосылкой для внедрения BI. Если вы внедрили систему бизнес-аналитики и выстроили процессы работы с ней, отчетность становится точнее, полнее. Многие вещи оказываются доступны быстрее — иногда вообще через считанные минуты после отправки запроса.

Если говорить в цифрах, то BI-система позволяет кратно увеличить скорость подготовки любых статистических выборок.

Например, в Россельхозбанке после внедрения BI-платформы добились сокращения времени подготовки воронки продаж в 5 раз и стали укладываться в 2 часа вместо целого дня. Вместе с BI появляется возможность анализировать действительно огромные объемы информации и получать их четкие визуальные представления, например, как в системе мониторинга системы Госзакупок ФК РФ, где на многочисленных дашбордах отображаются петабайты данных.

Наконец, вместе с BI приходит практика управления на основе данных, а точнее — без платформы бизнес-аналитики она оказывается вовсе невозможной. Но подобные задачи при внедрении BI обычно ставят только опытные менеджеры, у которых уже есть опыт data-driven-управления и плотной работы с данными и их визуализациями. 

Инициаторы процесса внедрения BI отмечают, что BI-платформа позволяет не только автоматизировать отчетность, но также снизить влияние человеческого фактора на работу с данными, увеличить скорость подготовки и качество данных, а также создать единую точку правды, чтобы вопрос «А у кого здесь верные данные?» не стоял вовсе. При этом на самом раннем этапе BI помогает заметить любые изменения, происходящие внутри компании или на рынке, чтобы вовремя отреагировать и извлечь выгоду из любых тенденций.

Что такое BI-стратегия и зачем она нужна?

Но любая система автоматизации требует внедрения организационных изменений. Это значит, что вам недостаточно просто установить софт, — нужно подключить к нему источники данных, настроить работу для пользователей, обучить сотрудников, вовлечь руководителей и так далее. Точно так же как само по себе внедрение ERP или MES не дает мгновенных результатов, BI как все более встроенный в бизнес инструмент также должен быть адаптирован под нужды компании. В противном случае можно потратить значительные деньги и не получить ожидаемого результата.

И здесь возникает потребность в BI-стратегии, которая ни в коем случае не должна быть абстрактной. Наши ведущие партнеры и компании, внедрившие BI-платформу Visiology с отличными результатами, готовят подробный документ, описывающий индивидуальный путь по внедрению управления на основе данных в организации, и сама аналитическая платформа в данном контексте— это только инструмент.

BI-стратегия — это документ, описывающий индивидуальный путь по внедрению управления на основе данных в организации.

При написании стратегии необходимо определить приоритеты и выделить ключевые точки, для которых использование BI наиболее понятно, прозрачно и уже востребовано. Нужно выбрать только те практики, которые действительно нужны компании на сегодняшний день и двигаться поэтапно, подтверждая результаты на каждом отрезке.

Самая важная часть стратегии — это план действий, который включает следующую информацию:

• Какие бизнес-кейсы и для кого мы будем решать?
• Кто будет реализовывать проект, кто будет пользоваться системой и на кого повлияет внедрение?
• Как нужно изменить корпоративную культуру для достижения реально эффективного управления на основе данных? Кстати, это очень важный этап. В идеале в компании не должно быть практики принимать решения без как минимум попытки провести обоснованный анализ «на цифрах». И эту культуру создают руководители. Если руководитель в начале совещания открывает BI-систему и «спрашивает по дашборду», приятие BI в организации ускоряется в разы.
• Какие бизнес-процессы нужно изменить или создать в рамках внедрения? Например, создать процесс «запроса на отчет» или ввести регламент «сертификации отчетов».
• Какова будет технологическая архитектура решения? Например, нужно ли создавать выделенное аналитическое хранилище данных?

Стратегия BI всегда служит достижению определенных целей, и на первом этапе очень важно, чтобы эти цели были пусть небольшими, но реалистичными и реально полезными для компании. Именно поэтому для демонстраций недостаточно просто пробных данных — необходимо реализовать полноценный пилот, но только в одной сфере. Кстати, для решения подобной задачи в современных платформах существуют выгодные лицензии, которые позволяют в действительности попробовать платформу на реальных задачах.

Чек-лист для старта

Идея написания может казаться масштабной и сложной. Вообще, при слове «стратегия» в голову приходят масштабные консалтинговые проекты с масштабными бюджетами. И в случае крупных организаций на этапе масштабных преобразований/реорганизаций это действительно так. Однако в большинстве случае запустить проект по BI правильно можно совершенно небольшими усилиями.

Чтобы успешно приступить к первому шагу, нужно четко определить, какую бизнес-задачу и для кого вы решаете в первую очередь. У нас в Visiology разработана методология, которая позволяет избежать ошибок на этом этапе. Если пересказывать ее вкратце, можно выделить следующие этапы:

1. Сбор информации. Заполните вместе с бизнес-заказчиком canvas с BI-инициативой. Обязательно включите в него вопросы, связанные с конкретной инициативой: Кто будет пользоваться? Какие данные будут загружены? Какие решения будут приниматься? Все это нужно, чтобы сформировать единое понимание и скорректировать ожидания бизнеса.

2. Перечень метрик. BI — способ опираться на конкретные данные. Поэтому для успешной работы платформы и достижения реальных целей к нему также должна прилагаться четкая структура работы с метриками, которые вы будете отслеживать. Для начала подойдет даже простой список в таблице, но вам необходимо формализовать названия источников, частоту обновления, назначить ответственных и определить, как рассчитываются KPI. 

3. Сформировать Центр компетенций по BI. На первом этапе это может быть один человек или несколько специалистов, которые сочетают работу в Центре компетенций с своей основной функцией — ИТ, бизнес или, например, финансы (экономический отдел). Это поможет накопить практики работы, чтобы потом распространять их в компании.

4. Разделите движение на этапы. Начиная внедрять BI, не забывайте про то, что нужно двигаться короткими итерациями, прозрачно демонстрируя результаты всем заинтересованным лицам (пусть даже промежуточные и прототипные). Это позволяет исключить уход «не туда» и избежать фрустрации потенциальных пользователей. Другими словами, развивайте BI под задачи бизнеса с первых этапов работы.

5. Давайте людям больше свободы. Существует такой феномен, как «IKEA-эффект». Люди больше ценят и меньше отторгают то, что они сделали своими руками. А с современным BI — это реальность. Например, в Visiology существуют self-service-инструменты как для загрузки данных и построения моделей, так и для разработки дашбордов. Все это бизнес-пользователи и аналитики могут делать сами в графическом интерфейсе. И это может сыграть на руку проекту, когда пользователи столкнутся с неприятными данными — кстати, с самым ценным результатом внедрения BI, который указывает на накопившиеся проблемы компании. 

Заключение

Внедрение BI без стратегии может привести к провалу проекта, потому что люди окажутся просто не готовы пользоваться системой и верить ей, какой бы качественной она ни была. Именно поэтому при переходе к управлению на основе данных необходимо подготовить не только ИТ-инфраструктуру, но и самих людей, продумать проникновение BI в контуры компании. Это непростая и достаточно многогранная задача, которую часто поручают системному интегратору. Но зрелые ИТ-команды при соблюдении методологии и лучших практик вполне могут справиться с этим самостоятельно. Подобный путь недавно прошли коллеги из Positive Technologies, выбравшие BI как основу для корпоративного управления на всех уровнях. И это только один пример из множества кейсов стратегического внедрения BI в России.

^{Обложка: downloaded from Freepik}